Come eForum ha ottenuto una consegna dei messaggi superiore al 90% e supporto immediato con Spoki

Su

eForum è il principale forum nazionale spagnolo per i direttori di eCommerce e Digital Marketing.
Si tiene due volte l’anno a Marbella e ogni edizione riunisce un gruppo selezionato di 65 dirigenti di brand e sponsor tecnologici per incontri One2One strutturati, keynote e networking di alto livello. Il format è volutamente esclusivo (solo su invito, partecipazione limitata) e questo rende la comunicazione tempestiva e affidabile con i partecipanti una parte fondamentale dell’esperienza dell’evento.

Raggiungere i partecipanti senza visibilità e senza un canale bidirezionale

eForum, in quanto organizzazione di gestione eventi, ha dovuto affrontare sfide significative nel mantenere vivo l’interesse dei partecipanti durante l’intero funnel dell’evento. L’affidamento ai media tradizionali ha creato barriere, ostacolando un coinvolgimento efficace.Una delle principali preoccupazioni era la mancanza di certezza riguardo ai tassi di apertura dei messaggi, il che rendeva difficile valutare l’efficacia della comunicazione e confermare in modo affidabile se le informazioni importanti raggiungessero i partecipanti.Inoltre, il modello di comunicazione esistente era prevalentemente unidirezionale, limitando severamente gli scambi interattivi. Questa struttura impediva ai partecipanti di rispondere facilmente o chiedere chiarimenti, contribuendo a un’esperienza passiva. Un altro problema critico era l’incapacità di garantire un supporto immediato, con conseguenti lunghi tempi di attesa per i partecipanti.Quindi gli eventi avevano diversi problemi:

• Nessuna conferma della ricezione e lettura dei messaggi critici
• Solo trasmissioni unidirezionali: i partecipanti non potevano rispondere o porre domande
• Nessun canale dedicato per il supporto in tempo reale durante l’evento

Questi problemi hanno minato collettivamente l’obiettivo di eForum di offrire un’esperienza di evento fluida e reattiva, rendendo necessario un cambiamento nel loro approccio alla comunicazione.

Canali conversazionali per il coinvolgimento in tempo reale durante l’evento

eForum ha scelto Spoki per trasformare la comunicazione pre-evento in una sequenza strutturata e tracciabile: una campagna WhatsApp per ogni pietra miliare critica tra la registrazione e il giorno dell’evento.Il flusso è iniziato il 3 febbraio, 23 giorni prima dell’evento. Invece di un annuncio standard, la campagna di apertura è stata progettata per generare conversazioni fin dal primo messaggio. Il 38% dei destinatari ha risposto: un segnale immediato che il canale era giusto e il pubblico era coinvolto.Da lì, Spoki ha gestito ogni fase del percorso del partecipante:

• App eForum (4 febbraio): richiesta diretta di scaricare l’app dell’evento
• App eForum Preferencias (5 febbraio): raccolta delle preferenze individuali delle sessioni attraverso un flusso strutturato
• Último día (10 febbraio): un promemoria basato sulla scadenza che ha riportato i tassi di risposta al 5% dopo il calo iniziale
• eForum Help (11 febbraio): una campagna di supporto dedicata: i partecipanti avevano una linea diretta per porre domande e risolvere problemi prima dell’arrivo
• Agenda (13 febbraio): il programma completo dell’evento consegnato a ciascun partecipante individualmente tramite WhatsApp
• Pre Evento (16 febbraio): briefing logistico finale inviato a un elenco ampliato, con un tasso di consegna superiore al 90%

In tutte e sette le campagne, il successo della consegna è rimasto costantemente superiore al 90%.La campagna eForum Help si distingue come un’aggiunta strutturale, non solo uno strumento di supporto: il 7% dei partecipanti ha utilizzato attivamente il canale nei giorni precedenti l’evento. Per un forum in cui ogni partecipante è un dirigente invitato, questa reattività protegge direttamente la qualità dell’esperienza.Entro il 26 febbraio, ogni partecipante era stato guidato attraverso la configurazione dell’app, le preferenze delle sessioni, la revisione dell’agenda e la logistica, interamente tramite WhatsApp.

Maggiore coinvolgimento dei partecipanti e consegna dei messaggi superiore al 90%

Attraverso 7 campagne e due settimane di comunicazione pre-evento, eForum ha ottenuto una portata coerente e affidabile con un pubblico che non tollera attriti.La consegna dei messaggi è rimasta superiore al 90% durante l’intera sequenza. I tassi di errore (6-11% per campagna, causati da numeri non validi o account inattivi) erano visibili in tempo reale, offrendo al team il pieno controllo sulla qualità dell’elenco.I tassi di lettura variavano dal 55% al 64%. La campagna di lancio ha raggiunto il picco del 64%, il più alto della sequenza, confermando che l’apertura con un messaggio conversazionale, piuttosto che una trasmissione, ha catturato l’attenzione nel momento più critico.Il tasso di risposta del 38% del 3 febbraio è il risultato più importante. Per una campagna WhatsApp B2B, questo livello di interattività è eccezionale. Riflette un messaggio progettato per avviare una conversazione, non solo per fornire informazioni.Il canale eForum Help ha registrato un coinvolgimento del 7%: alcuni partecipanti hanno attivamente richiesto supporto nei giorni precedenti l’evento. L’eliminazione di questo punto di attrito ha un impatto diretto sulla qualità percepita dell’esperienza.Alla fine dell’evento, eForum Winter ha valutato Spoki 10/10 in tutte e quattro le dimensioni di soddisfazione:

• semplificazione del lavoro
• facilità d’uso
• efficacia
• soddisfazione generale.

Per un settore di eventi ancora in gran parte dipendente dalla posta elettronica, i risultati di eForum dimostrano ciò che una sequenza WhatsApp strutturata può offrire: certezza di consegna, coinvolgimento misurabile e supporto on-demand da un’unica piattaforma, durante l’intera finestra pre-evento.

Pronto a trasformare il tuo customer engagement?

Unisciti a centinaia di aziende che usano Spoki per offrire esperienze cliente eccezionali su larga scala.