Wie eForum mit Spoki eine 90%+ige Nachrichtenzustellbarkeit und sofortigen Support erreichte

Über

eForum ist Spaniens führendes nationales Forum für Direktoren aus den Bereichen E-Commerce und digitales Marketing.
Die Veranstaltung findet zweimal jährlich in Marbella statt und bringt jeweils eine ausgewählte Gruppe von 65 Führungskräften von Markenseite und Technologiesponsoren zu strukturierten One2One-Meetings, Keynotes und hochkarätigem Networking zusammen. Das Format ist bewusst exklusiv (nur auf Einladung, begrenzte Teilnehmerzahl), was eine zeitnahe und zuverlässige Teilnehmerkommunikation zu einem kritischen Bestandteil des Veranstaltungserlebnisses macht.

Teilnehmer ohne Transparenz und ohne bidirektionalen Kanal erreichen

eForum stand als Eventmanagement-Organisation vor großen Herausforderungen, das Interesse der Teilnehmer während des gesamten Event-Funnels aufrechtzuerhalten. Die Abhängigkeit von traditionellen Medien schuf Barrieren, die ein effektives Engagement behinderten.Ein Hauptproblem war die fehlende Gewissheit über die Nachrichten-Öffnungsraten, was es erschwerte, die Effektivität der Kommunikation zu beurteilen und zuverlässig zu bestätigen, ob wichtige Informationen die Teilnehmer erreichten.Darüber hinaus war das bestehende Kommunikationsmodell überwiegend einseitig, was den interaktiven Austausch stark einschränkte. Diese Struktur hinderte die Teilnehmer daran, einfach zu antworten oder um Klärung zu bitten, was zu einem passiven Erlebnis beitrug. Ein weiteres kritisches Problem war die Unfähigkeit, sofortigen Support zu gewährleisten, was zu langen Wartezeiten für die Teilnehmer führte.Die Veranstaltungen hatten also mehrere Probleme:

• Keine Bestätigung, dass wichtige Nachrichten empfangen und gelesen wurden
• Nur unidirektionale Sendungen: Teilnehmer konnten nicht antworten oder Fragen stellen
• Kein dedizierter Kanal für Echtzeit-Support während der Veranstaltung

Diese Probleme untergruben gemeinsam das Ziel von eForum, ein nahtloses und reaktionsschnelles Veranstaltungserlebnis zu bieten, was eine Änderung des Kommunikationsansatzes erforderlich machte.

Implementierung von Conversational-Kanälen für Echtzeit-Event-Engagement

eForum wählte Spoki, um die Pre-Event-Kommunikation in eine strukturierte, nachverfolgbare Sequenz zu verwandeln: eine WhatsApp-Kampagne für jeden kritischen Meilenstein zwischen Registrierung und Veranstaltungstag.Der Ablauf startete am 3. Februar, 23 Tage vor der Veranstaltung. Anstelle einer Standardankündigung war die Eröffnungskampagne darauf ausgelegt, vom ersten Moment an ein Gespräch anzuregen. 38 % der Empfänger antworteten: ein sofortiges Signal, dass der Kanal richtig war und das Publikum engagiert war.Von da an verwaltete Spoki jeden Schritt der Teilnehmerreise:

• App eForum (4. Feb.): Direkte Aufforderung zum Herunterladen der Event-App
• App eForum Präferenzen (5. Feb.): Erfassung individueller Sitzungspräferenzen durch einen strukturierten Ablauf
• Letzter Tag (10. Feb.): Eine fristgerechte Erinnerung, die die Antwortraten nach dem anfänglichen Rückgang wieder auf 5 % brachte
• eForum Hilfe (11. Feb.): Eine dedizierte Support-Kampagne: Teilnehmer hatten eine direkte Leitung, um Fragen zu stellen und Probleme vor der Ankunft zu lösen
• Agenda (13. Feb.): Das vollständige Veranstaltungsprogramm, das jedem Teilnehmer individuell über WhatsApp zugestellt wurde
• Pre Evento (16. Feb.): Abschließende Logistikinformationen, die an eine erweiterte Liste mit einer Zustellrate von über 90 % gesendet wurden

Über alle sieben Kampagnen hinweg blieb der Zustellungserfolg konstant über 90 %.Die eForum Hilfe-Kampagne sticht als strukturelle Ergänzung hervor, nicht nur als Support-Tool: 7 % der Teilnehmer nutzten den Kanal in den Tagen vor der Veranstaltung aktiv. Für ein Forum, bei dem jeder Teilnehmer eine eingeladene Führungskraft ist, schützt diese Reaktionsfähigkeit direkt die Qualität des Erlebnisses.Bis zum 26. Februar wurde jeder Teilnehmer durch App-Einrichtung, Sitzungspräferenzen, Agendaprüfung und Logistik geführt, und zwar vollständig über WhatsApp.

Verbessertes Teilnehmer-Engagement und 90%+ Nachrichtenzustellbarkeit

Über 7 Kampagnen und zwei Wochen Pre-Event-Kommunikation erreichte eForum eine konsistente, zuverlässige Reichweite bei einem Publikum, das keine Reibungsverluste toleriert.Die Nachrichtenzustellung blieb während der gesamten Sequenz über 90 %. Fehlerraten (6–11 % pro Kampagne, verursacht durch ungültige Nummern oder inaktive Konten) waren in Echtzeit sichtbar, was dem Team die volle Kontrolle über die Listenqualität gab.Die Leseraten lagen zwischen 55 % und 64 %. Die Startkampagne erreichte mit 64 % den Höchstwert der Sequenz und bestätigte, dass die Eröffnung mit einer Konversationsnachricht und nicht mit einer Sendung die Aufmerksamkeit im kritischsten Moment erregte.Die Antwortrate von 38 % am 3. Februar ist das herausragende Ergebnis. Für eine B2B-WhatsApp-Kampagne ist dieses Maß an Interaktivität außergewöhnlich. Es spiegelt eine Nachricht wider, die darauf ausgelegt ist, ein Gespräch zu beginnen, nicht nur Informationen zu liefern.Der eForum Hilfe-Kanal verzeichnete ein Engagement von 7 %: Einige Teilnehmer suchten in den Tagen vor der Veranstaltung aktiv nach Unterstützung. Die Beseitigung dieses Reibungspunkts hat einen direkten Einfluss auf die wahrgenommene Qualität des Erlebnisses.Am Ende der Veranstaltung bewertete eForum Winter Spoki mit 10/10 in allen vier Zufriedenheitsdimensionen:

• Arbeitsvereinfachung
• Benutzerfreundlichkeit
• Effektivität
• Gesamtzufriedenheit.

Für einen Veranstaltungssektor, der immer noch stark von E-Mails abhängig ist, zeigen die Ergebnisse von eForum, was eine strukturierte WhatsApp-Sequenz leisten kann: Zustellsicherheit, messbares Engagement und On-Demand-Support von einer einzigen Plattform aus, über das gesamte Pre-Event-Fenster hinweg.

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