Comment eForum a atteint +90 % de délivrabilité et un support immédiat avec Spoki

À propos de

eForum est le principal forum national espagnol pour les directeurs du e-commerce et du marketing digital.
Organisé deux fois par an à Marbella, chaque édition réunit un groupe sélectionné de 65 cadres de marques et de sponsors technologiques pour des réunions One2One structurées, des conférences et du networking de haut niveau. Le format est délibérément exclusif (sur invitation uniquement, nombre de participants limité), ce qui fait d’une communication opportune et fiable avec les participants un élément essentiel de l’expérience de l’événement.

Atteindre les participants sans visibilité ni canal bidirectionnel

eForum, en tant qu’organisation de gestion d’événements, a été confrontée à des difficultés importantes pour maintenir l’intérêt des participants tout au long du processus de l’événement. Le recours aux médias traditionnels a créé des barrières, entravant un engagement efficace.Une préoccupation majeure était le manque de certitude concernant les taux d’ouverture des messages, ce qui rendait difficile l’évaluation de l’efficacité de la communication et la confirmation fiable que les informations importantes parvenaient aux participants.De plus, le modèle de communication existant était principalement unidirectionnel, ce qui limitait considérablement les échanges interactifs. Cette structure empêchait les participants de répondre facilement ou de demander des éclaircissements, contribuant ainsi à une expérience passive. Un autre problème essentiel était l’incapacité de garantir un support immédiat, ce qui entraînait de longs temps d’attente pour les participants.Les événements présentaient donc plusieurs problèmes :

• Aucune confirmation que les messages importants ont été reçus et lus
• Diffusion unidirectionnelle uniquement : les participants ne pouvaient pas répondre ni poser de questions
• Aucun canal dédié à l’assistance en temps réel pendant l’événement

Ces problèmes ont collectivement sapé l’objectif de eForum de fournir une expérience événementielle fluide et réactive, nécessitant un changement dans leur approche de la communication.

Canaux conversationnels pour un engagement en temps réel lors de l’événement

eForum a choisi Spoki pour transformer la communication pré-événement en une séquence structurée et traçable : une campagne WhatsApp pour chaque étape critique entre l’inscription et le jour de l’événement.Le flux a été lancé le 3 février, 23 jours avant l’événement. Plutôt qu’une annonce standard, la campagne d’ouverture a été conçue pour générer une conversation dès le premier message. 38 % des destinataires ont répondu : un signal immédiat que le canal était approprié et que l’audience était engagée.À partir de là, Spoki a géré chaque étape du parcours des participants :

• App eForum (4 février) : invitation directe à télécharger l’application de l’événement
• App eForum Preferencias (5 février) : collecte des préférences de session individuelles via un flux structuré
• Último día (10 février) : un rappel axé sur la date limite qui a ramené les taux de réponse à 5 % après la baisse initiale
• eForum Help (11 février) : une campagne de support dédiée : les participants avaient une ligne directe pour poser des questions et résoudre les problèmes avant leur arrivée
• Agenda (13 février) : le programme complet de l’événement envoyé à chaque participant individuellement via WhatsApp
• Pre Evento (16 février) : briefing logistique final envoyé à une liste élargie, avec un taux de délivrabilité de plus de 90 %

Sur l’ensemble des sept campagnes, le taux de réussite de la délivrabilité est resté constamment supérieur à 90 %.La campagne eForum Help se distingue comme un ajout structurel, pas seulement un outil de support : 7 % des participants ont activement utilisé le canal dans les jours précédant l’événement. Pour un forum où chaque participant est un cadre invité, cette réactivité protège directement la qualité de l’expérience.Au 26 février, chaque participant avait été guidé à travers la configuration de l’application, les préférences de session, la consultation de l’agenda et la logistique, entièrement via WhatsApp.

Engagement accru et taux de délivrabilité des messages supérieur à 90 %

À travers 7 campagnes et deux semaines de communication pré-événement, eForum a obtenu une portée cohérente et fiable auprès d’un public qui ne tolère pas les frictions.La délivrabilité des messages est restée supérieure à 90 % tout au long de la séquence. Les taux d’erreur (6 à 11 % par campagne, causés par des numéros invalides ou des comptes inactifs) étaient visibles en temps réel, donnant à l’équipe un contrôle total sur la qualité de la liste.Les taux de lecture variaient de 55 % à 64 %. La campagne de lancement a culminé à 64 %, le plus élevé de la séquence, confirmant que l’ouverture avec un message conversationnel, plutôt qu’une diffusion, a capté l’attention au moment le plus critique.Le taux de réponse de 38 % le 3 février est le résultat le plus remarquable. Pour une campagne WhatsApp B2B, ce niveau d’interactivité est exceptionnel. Il reflète un message conçu pour démarrer une conversation, pas seulement pour fournir des informations.Le canal eForum Help a enregistré un engagement de 7 % : certains participants ont activement sollicité de l’aide dans les jours précédant l’événement. L’élimination de ce point de friction a un impact direct sur la qualité perçue de l’expérience.À la fin de l’événement, eForum Winter a attribué à Spoki la note de 10/10 dans les quatre dimensions de satisfaction :

• simplification du travail
• facilité d’utilisation
• efficacité
• satisfaction globale.

Pour un secteur de l’événementiel encore largement dépendant de l’e-mail, les résultats de eForum démontrent ce qu’une séquence WhatsApp structurée peut apporter : certitude de la délivrabilité, engagement mesurable et support à la demande à partir d’une seule plateforme, sur toute la période précédant l’événement.

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