Como a eForum Alcançou Mais de 90% de Entregabilidade de Mensagens e Suporte Imediato com a Spoki

Sobre

A eForum é o principal fórum nacional da Espanha para diretores de eCommerce e Marketing Digital.
Realizado duas vezes por ano em Marbella, cada edição reúne um grupo seleto de 65 executivos de marcas e patrocinadores de tecnologia para reuniões One2One estruturadas, palestras e networking de alto nível. O formato é deliberadamente exclusivo (somente para convidados, participação limitada), tornando a comunicação oportuna e confiável com os participantes uma parte crítica da experiência do evento.

Alcançando Participantes Sem Visibilidade e Sem Canal Bidirecional

A eForum, como organização de gestão de eventos, enfrentou desafios significativos para manter o interesse dos participantes durante todo o funil do evento. A dependência da mídia tradicional criou barreiras, dificultando o engajamento eficaz.Uma das principais preocupações era a falta de certeza em relação às taxas de abertura de mensagens, o que dificultava a avaliação da eficácia da comunicação e a confirmação confiável de se as informações importantes chegavam aos participantes.Além disso, o modelo de comunicação existente era predominantemente unilateral, limitando severamente as trocas interativas. Essa estrutura impedia os participantes de responder ou buscar esclarecimentos facilmente, contribuindo para uma experiência passiva. Outro problema crítico era a incapacidade de garantir suporte imediato, resultando em longos tempos de espera para os participantes.Assim, os eventos tinham vários problemas:

• Nenhuma confirmação de que as mensagens críticas foram recebidas e lidas
• Transmissões apenas de sentido único: os participantes não podiam responder ou fazer perguntas
• Nenhum canal dedicado para suporte em tempo real durante o evento

Esses problemas, em conjunto, minaram o objetivo da eForum de oferecer uma experiência de evento perfeita e responsiva, exigindo uma mudança em sua abordagem de comunicação.

Implementando Canais Conversacionais para Engajamento em Tempo Real no Evento

A eForum escolheu a Spoki para transformar a comunicação pré-evento em uma sequência estruturada e rastreável: uma campanha de WhatsApp para cada marco crítico entre o registro e o dia do evento.O fluxo foi lançado em 3 de fevereiro, 23 dias antes do evento. Em vez de um anúncio padrão, a campanha de abertura foi projetada para gerar conversas desde a primeira mensagem. 38% dos destinatários responderam: um sinal imediato de que o canal era o certo e o público estava engajado.A partir daí, a Spoki gerenciou cada etapa da jornada do participante:

• App eForum (4 de fevereiro): solicitação direta para baixar o aplicativo do evento
• App eForum Preferencias (5 de fevereiro): coletou as preferências de sessão individuais por meio de um fluxo estruturado
• Último día (10 de fevereiro): um lembrete com prazo determinado que trouxe as taxas de resposta de volta a 5% após a queda inicial
• eForum Help (11 de fevereiro): uma campanha de suporte dedicada: os participantes tinham uma linha direta para fazer perguntas e resolver problemas antes da chegada
• Agenda (13 de fevereiro): o programa completo do evento entregue a cada participante individualmente pelo WhatsApp
• Pre Evento (16 de fevereiro): briefing logístico final enviado a uma lista expandida, com uma taxa de entregabilidade de mais de 90%

Em todas as sete campanhas, o sucesso da entrega permaneceu consistentemente acima de 90%.A campanha eForum Help se destaca como uma adição estrutural, não apenas uma ferramenta de suporte: 7% dos participantes usaram ativamente o canal nos dias anteriores ao evento. Para um fórum onde cada participante é um executivo convidado, essa capacidade de resposta protege diretamente a qualidade da experiência.Em 26 de fevereiro, todos os participantes foram orientados na configuração do aplicativo, preferências de sessão, revisão da agenda e logística, inteiramente pelo WhatsApp.

Engajamento Aprimorado dos Participantes e Mais de 90% de Entregabilidade de Mensagens

Ao longo de 7 campanhas e duas semanas de comunicação pré-evento, a eForum alcançou um alcance consistente e confiável com um público que não tolera atritos.A entregabilidade das mensagens permaneceu acima de 90% durante toda a sequência. As taxas de erro (6–11% por campanha, causadas por números inválidos ou contas inativas) eram visíveis em tempo real, dando à equipe controle total sobre a qualidade da lista.As taxas de leitura variaram de 55% a 64%. A campanha de lançamento atingiu o pico de 64%, o maior da sequência, confirmando que abrir com uma mensagem conversacional, em vez de uma transmissão, capturou a atenção no momento mais crítico.A taxa de resposta de 38% em 3 de fevereiro é o resultado de destaque. Para uma campanha de WhatsApp B2B, esse nível de interatividade é excepcional. Reflete uma mensagem projetada para iniciar uma conversa, não apenas entregar informações.O canal eForum Help registrou 7% de engajamento: alguns participantes entraram ativamente em contato para obter suporte nos dias anteriores ao evento. Eliminar esse ponto de atrito tem um impacto direto na qualidade percebida da experiência.No final do evento, a eForum Winter avaliou a Spoki com 10/10 em todas as quatro dimensões de satisfação:

• simplificação do trabalho
• facilidade de uso
• eficácia
• satisfação geral.

Para um setor de eventos ainda amplamente dependente de e-mail, os resultados da eForum demonstram o que uma sequência estruturada de WhatsApp pode oferecer: certeza de entrega, engajamento mensurável e suporte sob demanda a partir de uma única plataforma, em toda a janela pré-evento.

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