Cómo eForum Logró Más del 90% de Entregabilidad de Mensajes y Soporte Inmediato con Spoki

Sobre

eForum es el principal foro nacional de España para directores de eCommerce y Marketing Digital.
Celebrado dos veces al año en Marbella, cada edición reúne a un grupo selecto de 65 ejecutivos del lado de la marca y patrocinadores tecnológicos para reuniones One2One estructuradas, ponencias y networking de alto nivel. El formato es deliberadamente exclusivo (solo por invitación, asistencia limitada), lo que hace que la comunicación oportuna y fiable con los participantes sea una parte fundamental de la experiencia del evento.

Contactar con los Participantes sin Visibilidad ni Canal Bidireccional

eForum, como organización de gestión de eventos, se enfrentaba a importantes retos para mantener el interés de los participantes a lo largo de todo el embudo del evento. La dependencia de los medios tradicionales creaba barreras, lo que dificultaba una interacción eficaz.Una de las principales preocupaciones era la falta de certeza con respecto a las tasas de apertura de los mensajes, lo que dificultaba la evaluación de la eficacia de la comunicación y la confirmación fiable de si la información importante llegaba a los participantes.Además, el modelo de comunicación existente era predominantemente unidireccional, lo que limitaba severamente los intercambios interactivos. Esta estructura impedía a los participantes responder o solicitar aclaraciones fácilmente, lo que contribuía a una experiencia pasiva. Otro problema crítico era la incapacidad de garantizar un soporte inmediato, lo que resultaba en largos tiempos de espera para los participantes.Así que los eventos tenían varios problemas:

• No había confirmación de que los mensajes críticos fueran recibidos y leídos
• Solo transmisiones unidireccionales: los participantes no podían responder ni hacer preguntas
• No había un canal dedicado para el soporte en tiempo real durante el evento

Estos problemas socavaban colectivamente el objetivo de eForum de ofrecer una experiencia de evento fluida y receptiva, lo que hacía necesario un cambio en su enfoque de comunicación.

Implementación de Canales Conversacionales para la Interacción en Tiempo Real en el Evento

eForum eligió Spoki para convertir la comunicación previa al evento en una secuencia estructurada y rastreable: una campaña de WhatsApp para cada hito crítico entre el registro y el día del evento.El flujo se lanzó el 3 de febrero, 23 días antes del evento. En lugar de un anuncio estándar, la campaña de apertura se diseñó para generar conversación desde el primer mensaje. El 38% de los destinatarios respondió: una señal inmediata de que el canal era el adecuado y el público estaba interactuando.A partir de ahí, Spoki gestionó cada paso del recorrido del participante:

• App eForum (4 de febrero): aviso directo para descargar la app del evento
• App eForum Preferencias (5 de febrero): recopilación de las preferencias de sesión individuales a través de un flujo estructurado
• Último día (10 de febrero): un recordatorio impulsado por la fecha límite que devolvió las tasas de respuesta al 5% después de la caída inicial
• eForum Help (11 de febrero): una campaña de soporte dedicada: los participantes tenían una línea directa para hacer preguntas y resolver problemas antes de la llegada
• Agenda (13 de febrero): el programa completo del evento entregado a cada participante individualmente a través de WhatsApp
• Pre Evento (16 de febrero): información logística final enviada a una lista ampliada, con una tasa de entregabilidad superior al 90%

En las siete campañas, el éxito de la entrega se mantuvo constantemente por encima del 90%.La campaña eForum Help destaca como una adición estructural, no solo como una herramienta de soporte: el 7% de los participantes utilizó activamente el canal en los días previos al evento. Para un foro en el que cada asistente es un ejecutivo invitado, esa capacidad de respuesta protege directamente la calidad de la experiencia.Para el 26 de febrero, cada participante había sido guiado a través de la configuración de la app, las preferencias de sesión, la revisión de la agenda y la logística, completamente a través de WhatsApp.

Mayor Interacción de los Participantes y Más del 90% de Entregabilidad de los Mensajes

A lo largo de 7 campañas y dos semanas de comunicación previa al evento, eForum logró un alcance consistente y fiable con un público que no tolera la fricción.La entregabilidad de los mensajes se mantuvo por encima del 90% durante toda la secuencia. Las tasas de error (6-11% por campaña, causadas por números no válidos o cuentas inactivas) fueron visibles en tiempo real, lo que dio al equipo un control total sobre la calidad de la lista.Las tasas de lectura oscilaron entre el 55% y el 64%. La campaña de lanzamiento alcanzó un máximo del 64%, el más alto de la secuencia, lo que confirma que abrir con un mensaje conversacional, en lugar de una transmisión, captó la atención en el momento más crítico.La tasa de respuesta del 38% el 3 de febrero es el resultado más destacado. Para una campaña de WhatsApp B2B, este nivel de interactividad es excepcional. Refleja un mensaje diseñado para iniciar una conversación, no solo para entregar información.El canal eForum Help registró un 7% de interacción: algunos participantes se pusieron en contacto activamente para solicitar soporte en los días previos al evento. Eliminar ese punto de fricción tiene un impacto directo en la calidad percibida de la experiencia.Al final del evento, eForum Winter calificó a Spoki con un 10/10 en las cuatro dimensiones de satisfacción:

• simplificación del trabajo
• facilidad de uso
• eficacia
• satisfacción general.

Para un sector de eventos que todavía depende en gran medida del correo electrónico, los resultados de eForum demuestran lo que una secuencia estructurada de WhatsApp puede ofrecer: certeza en la entrega, interacción medible y soporte bajo demanda desde una única plataforma, durante toda la ventana previa al evento.

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